Berkenalan Dengan Jasa Konsultan Komunikasi

Pernah Dimuat dalam Jurnal Visi Komunikasi

Oleh: Ida Anggraeni Ananda
ida_fikomumb@yahoo.com

Abstract

Semua organisasi menginginkan reputasi yang baik dan pengelola reputasi dalam organisasi seharusnya dijalankan oleh Public Relations. Tetapi pada kenyataannya tidak semua organisasi memiliki departemen PR karena beberapa alasan. Asumsinya alasan tersebut adalah karena masalah biaya dan belum terbiasanya/masih belum percayanya manajemen dengan efektifnya peran PR bagi organisasi. Jalan tengah yang dapat dilakukan adalah menyewa jasa konsultan untuk menyelesaikan masalah mereka dan sekaligus untuk membiasakan diri organisasi dekat dengan fungsi PR.

Every organization need a good reputation and the manager of reputation must held by Public Relations. In fact, with many reason not all of the organization have PR department. The presumptions of the reason are about cost and the doubtful of top management about effective PR role. The middle way to solve the problem is hiring consultant to handle their problem and at the same time to accustom them to PR function.


I.Pendahuluan
Memiliki reputasi positif organisasi adalah dambaan dari seluruh organisasi baik profit maupun non profit. Semua tahu bahwa tugas ini biasanya dipegang oleh Public Relations sebuah organisasi, tetapi kenyataannya keinginan dan pelaksanaan tidak semudah itu tercapai. Organisasi di satu sisi ingin reputasinya baik tetapi di sisi lain masih merasa jika memiliki departemen PR sendiri mereka harus mengeluarkan sejumlah biaya tetap yang tidak murah. Jalan keluar untuk mengatasi hal tersebut adalah perusahaan dapat menyewa jasa konsultan PR yang dapat membantu mereka mewujudkan hal tersebut.

Tulisan ini diharapkan dapat dijadikan referensi bagi perusahaan yang ingin tahu seluk beluk mengenai jasa konsultasi sehingga mereka tahu langkah apa yang dapat dilakukan untuk berhubungan dengan pihak konsultan. Tulisan ini juga diharapkan dapat menjadi wacana bagi lulusan pendidikan dengan bidang studi PR bahwa bagi mereka ada alternatif lain selain “ikut orang” setelah lulus tetapi mereka dapat mendirikan sendiri usaha konsultansi sebagai wadah mengasah jiwa enterpreneur yang dimilikinya.

II.Konsultan PR Versus Internal PR
Seperti telah disebutkan di atas, tidak semua organisasi memiliki PR karena pada dasarnya ada beberapa pertimbangan apabila sebuah organisasi atau perusahaan ingin mendirikan sebuah departemen baru dalam organisasinya. Tidak menutup mata bahwa di Indonesia masih banyak perusahaan atau organisasi yang belum sadar akan kebutuhan PR bagi dirinya. Hal ini terjadi karena bisa jadi cara pandang tentang pengoperasian sebuah organisasi berbeda – beda. Tidak jarang perusahaan atau organisasi dalam perkembangannya beberapa pakar seperti Drucker mengatakan bahwa institusi dibentuk untuk satu tujuan yaitu untuk memproduksi barang atau jasa. Tetapi pada perkembangannya pandangan tersebut berkembang menjadi bahwa institusi dibentuk untuk tujuan yang beragam (multipurpose) dengan konstituen yang beragam pula. Mereka berjuang bagaimana caranya supaya kelompok dalam masyarakat menerima atau tidak menolak keberadaan mereka. Hal ini yang mulai memunculkan pandangan butuhnya Public Relations (Grunig; 1992, 362 – 363)

Di sisi lain keinginan untuk mendirikan sebuah departemen baru terhalang oleh biaya atau mungkin bisa jadi juga karena pertimbangan keraguan apakah departemen yang baru tersebut dapat secara efektif beroperasi. Berdasarkan hal tersebut ada baiknya sebuah perusahaan mencoba menjajagi pentingnya fungsi PR dan apa hasil yang dapat diraih dengan melaksanakan fungsi PR tersebut. Oleh karena itu jalan tengah yang dapat disarankan adalah menyewa konsultan PR untuk membantu mewujudkan harapan akan reputasi positif sekaligus menepis serta menyakinkan bahwa PR adalah penting dan bermanfaat bagi oragnisasi.

Berikut ini beberapa dasar pertimbangan mengapa konsultan dibutuhkan:

• Pada saat kita membutuhkan pengelola program yang sifatnya hanya jangka pendek dan adalah proyek – proyek yang spesifik
• Kebutuhan akan pengerjaan pekerjaan yang fluktuatuif (tidak tetap terkadang rendah tetapi di saat tertentu tinggi)
• Membutuhkan pekerjaan dengan ketrampilan khusus, dan ketrampilan ini tidak dimiliki oleh karyawan yang ada
• Memerlukan objektifitas tinggi. Konsultan dapat mengerjakan pekerjaan tanpa terimbas oleh kepentingan – kepentingan tertentu.
• Jika membutuhkan tangan dan kaki untuk melaksanakan sebuah pekerjaan. Apabila kita merencanakan banyak program atau pekerjaan dan membutuhkan sumber daya manusia yang banyak untuk menyelesaikan masalah tersebut.. Konsultan mampu menyediakan tim yang untuk melakukan rencana – rencana tersebut ( Macnamara; 1996, 240 -241)
  

Hampir sama dengan pertimbangan di atas, Beard (2000) mengemukakan pertimbangan yang menjadikan alasan perlunya konsultan digunakan:Second opinion bagi sebuah strategy; Implementasi program; Mengisi rumpang terhadap keahlian tertentu; Penyediaan sumber daya ahli; Situasi tertentu seperti misalnya tender; Akses atau kontak; Riset; Load pekerjaan yang sangat tinggi; Mendukung operasional kegiatan yang telah ada; Mengelola isue

Konsultan seperti apa yang dapat dipilihpun beragam mulai dari skala kecil hingga besar, lokal, nasional ataupun internasional, asosiasi ataupun perorangan. Mendapatkan konsultan yang baik dapat dilakukan dengan cara membaca dengan detail layanan yang pernah dilakukan dengan melihat track record nya. Perlu pula mempertimbangkan atau mendapatkan referensi dari pihak lain tentang reputasi konsultan yang akan disewa serta perlu mengecek keberadaan konsultan tersebut apakah mereka tercatat dalam professional body karena biasanya dari merekalah akreditasi atau sertifikasi konsultan diperoleh. Tentu saja dalam memilih harus disesuaikan dengan kebutuhan dasar dari perusahaan dan dana yang ada.

III.Memantapkan Hubungan Dengan Konsultan
Hubungan antara klien dan konsultan biasanya meliputi tiga tahap yaitu kontak awal, melakukan pertemuan dan menentukan kontak. Berikut ini akan dibahas satu persatu mengenai hal tersebut:
1. Kontak awal
Hubungan antara klien dan konsultan biasanya dapat terjadi langsung maupun secara tidak langsung . Secara langsung misalnya secara pertemanan meminta konsultan untuk membantu organisasi untuk memberikan pelatihan ,mengelola pelatihan atau secara khusus sebagai praktisi diundang untuk memberikan masukan kepada organisasi. Kasus ini terjadi karena dianggap konsultan tersebut memiliki keahlian dalam hal tertentu. Hal ini dapat terjadi misalnya seseorang diundang untuk berbicara di suatu tempat mengenai hal tertentu ternyata pihak pengundang tertarik dengan konsep yang disampaikan maka mereka mengundang si pembicara tersebut untuk memberikan masukan bagi organisasi pengundang. Dapat pula terjadi misalnya si pembicara berbicara di suatu tempat dan ternyata dari peserta tertarik dengan konsep yang ditawarkan sehingga peserta menindaklanjuti dengan mengundang pembicara tersebut menjadi konsultan bagi organisasinya. Kontak klien secara langsung dapat terjadi misalnya dari pembaca tulisan, buku, artikel yang dikeluarkan oleh konsultan. Ketertarikan pembaca kan konsep yang dipaparkan ditindaklanjuti dengan mengundang konsultan tersebut.

Penyerahan terjadi pada saat konsultan terlalu banyak pekerjaan sehingga memutuskan untuk menyerahkan pekerjaan tersebut kepada pihak lain, dari organisasi kepada konsultan, dari individu yang sudah kenal dengan konsultan, dari teman atau kolega yang tahu kredibilitas dan kapabilitas konsultan. Kesempatan – kesempatan ini dapat dijadikan batu loncatan bagi pemula karir di bidang konsultasi. Banyak jalan yang dapat dilakukan misalnya bergabung dengan organisasi profesi, menawarkan jasa yang dapat dikerjakan untuk mereka (meskipun pada awalnya tidak semua harus dihargai dengan harga yang tinggi), Hal lain yang terpenting yang tidak dapat dilupakan adalah membina networking dengan semua pihak dan mau secara rutin menunjukkan eksistensi diri sehingga setahap demi setahap secara informal langkah karier di bidang ini dapat dijalani.
2. Pertemuan Awal
Ketika kontak sudah terjadi, langkah berikutnya adalah mengadakan pertemuan antara klien dan konsultan. Pada pertemuan ini pihak konsultan hendaknya memberikan presentasi yang menarik. Presentasi yang menarik dan diharapkan dapat menjual biasanya membahas hal – hal :

1. Kepemilikan konsultan, termasuk badan hukum yang menaungi.
2. Klien – klien yang pernah ditangani termasuk di dalamnya, kasus – kasus yang pernah diselesaikan
3. Besaran nilai kegiatan yang pernah dicapai
4. Pengalaman yang mendukung
5. Komitmen konsultasi pada pengembangan profesional
6. Tim yang akan melakukan pekerjaan
7. Bagaimana mekanisme pelaporannya termausk di dalamnya monitoring anggaran dan prosedur pelaporannya
8. Pengelolaan dana
9. Biaya konsultansi dan biaya tim admisnistrasi termasuk juga kesepakatan charge biaya operasional misalnya penggunaan telepon, internet, dll
10. Evaluasi kinerja
11. Beberapa hal yang mungkin perlu dijaga kerahasiaan, hak cipta, dll
    

Kemampuan tulis harus didukung dengan kemampuan verbal presentasi. Kim Harison dalam Strategic PR menyarankan tips untuk melkaukan “Pitch” klien. Saran tersebut meliputi:

1. Menyampaikan kunci masalah dengan jelas sehingga calon klien tahu apa maksud dari presentasi
2. Rangkum tujuan dari klien seperti yang telah diamati oleh konsultan. Nyatakan dalam waktu kurang lebih satu menit (kurang lebih 100 kata).
3. Informasi dikelompokkan berdasarkan masalahnya.
4. Gunakan kata – kata yang positif saja. Misalnya menyerang jasa layanan yang mereka lakukan, mengklaim kembali masalah – masalah yang pernah ada.
5. Gunakan anekdot, cerita, metaofar untuk memperkuat atau memperjelas poin yang disampaikan.
6. Sampaikan gambaran keuntungan yang akan dicapai.
7. Jangan menggunakan bahasa – bahasa teknis karena bisa jadi klien justru tidak paham dengan masalah teknis karena itu mereka mencari konsultan.
8. Simpulkan, ulang, nyatakan kembali, katakan apa keuntungan bagi klien
9. Latih materi presentasi berulang – ulang
10. Tanyakan kapan dapat ditindaklanjuti
11. Tinggalkan dokumen pendukung misalnya summary proposal, profil organisasi, dll. Hal yang tidak dapat dilupakan dalam membina hubungan pada pertemuan ini adalah Kesan dan “hubungan kimiawi” antara konsultan dan calon klien menentukan keberhasilan pitching.

3.Menyusun Kontrak
Jika kesepakatan telah terjadi langkah berikutnya yang dilakukan adalah menyusun kontrak. Kontrak pada dasarnya memuat komitmen kedua belah pihak dan harapan yang ingin dicapai. Wister dalam Goldhaber mengatakan bahwa kontrak adalah pertukaran harapan secara eksplisit, bagian dari dialog, bagian dari dokumen tertulis yang menjelaskan hal – hal yang disepakati oleh klien dan konsultan meliputi tiga hal berikut:

1. Apa yang ingin dicapai dari hubungan tersebut,
2. Berapa lama investasi tersebut disepakati, kapan dan berapa biaya yang disepakati,
3. Dasar aturan yang digunakan untuk melandasi hubungan kedua belah pihak. Termasuk di dalamnya mengenai batas waktu laporan serta dasar hukum dan kesepakatan penyelesaian masalah serta pihak mana yang harus dilibatkan untuk penyelesaian masalah.

IV.Pelaksanaan Layanan Konsultasi
Model Konsultasi
Menurut Goldhaber dikenal 3 Model Konsultansi yaitu:

1. Purchase Model
2. Doctor Patient Model
3. Process Model
   

Detail dari model tersebut adalah sebagai berikut:
1. Purchase Model
Pada model ini klien mendefinisikan apa yang dibutuhkan berdasarkan diagnosa terhadap sistem yang ada. Kemudian klien melakukan pendekatan kepada konsultan untuk membeli layanan dan informasi berdasarkan kebutuhan tersebut. Pada model ini baik klien maupun konsultan berada pada posisi linier. Contoh misalnya konsultan diminta untuk memberikan pelayanan sementara tujuan dari pelatihan tersebut dibuat atas permintaan klien. Klien meninginginkan informasi atau konsultasi mengenai masalah komunikasi atasan bawahan di organisasi (klien tahu masalah yang terjadi di organisasinya sehingga topik yang ingin dibahas adalah masalah yang sudah teridentifikasi sebelumnya), dll

Menurut Schein dalam Goldhaber keberhasilan dari model ini sangat tergantung dari akurasi diagnosa klien terhadap masalah, mengkomunikasikannya kepada konsultan, melakukan asesment terhadap konsultan apakah mereka mampu menangani hal ini atau tidak,

2. Doctor Patient Model
Klien bertindak sebagai orang sakit, mendeskripsikan gejalanya kepada konsultan tanpa tahu apa masalah yang terjadi padanya. Peran konsultan di sini adalah mendiagnosa penyakit yang diderita paisen dan membuat resep apa yang yang seharusnya dilakukan.Pada model ini biasanya konsultan disewa untuk melihat kondisi organisasi. Perbedaan utama antara model ini dengan model sebelumnya adalah sumber dari diagnosa. Pada purchase model sumber diagnosa berasal dari klien sedangkan pada doctor patient model, diagnosa bersumber dari konsultan.

Proses ini dapat gagal apabila konsultan tidak dapat melakukan diagnosa secara jeli terhadap klien. Ini dapat terjadi apabila klien tidak mau menerima resep dari konsultan, hal ini biasa terjadi pada organisasi – organisasi yang defensif dimana karyawan atau manajer tidak mau bekerjasama dengan konsultan untuk memaparkan kondisi yang sesungguhnya terjadi.

3. Process Model
Pada model ini konsultan dan klien duduk bersama menggali masalah. Melakukan intervensi dan menyelesaikan masalah bersama – sama. Menurut Schein tugas utama konsultan di sini adalah membuat klien menerima, memahami, dan bertindak berdasarkan proses yang berlandaskan kondisi yang terjadi pada lingkungan klien. Pada proses ini diharapkan dan diasumsikan adanya keinginan para anggota anggota untuk pengembangan organisasi ke arah yang lebih baik. Manajer tidak tahu apa yang salah, tidak tahu bagaimana penyelesaian masalahnya, tulus menginginkan organisasi menjadi baik, dan akan dapat menjadi efektif apabila mereka dapat belajar mendiagnosa masalahnay sendiri. Dari pihak konsultan diasumsikan mereka mampu bekerjasama dengan anggota organisasi, mampu menyediakan alternatif penyelesaian masalah, memiliki kemampuan mendiagnosa masalah dan memberikan jalan keluarnya Pada model ini konsultan membantu organisasi agar dapat mampu menggunakan sumberdayanya untuk menyelesaikan masalah.

Masing – masing model memiliki kelebihan dan kekurangannya masing – masing, sehingga model mana yang akan digunakn dikembalikan lagi kepada organisasi masing – masing yang akan menggunakan jasa konsultan.

Diagnosa dan Saran Penyelesaian Masalah
Pada purchase model, hal ini dilakukan oleh klien dan pada dua model yang lain tahap ini dilakukan oleh konsultan. Akan tetapi bagi siapun yang melakukan, tetapi terutama yang perlu dilakukan oleh konsultan, Wiesbord dalam Goldhaber menyatakan ada 6 kategori yang dapat digunakan dalam melakukan diagnosis yaitu:
Tujuan: Bisnis apa yang dilakukan?
Struktur: Bagaimana pembagian pekerjaan dalam organisasi dilakukan?
Kepemimpinan: Siapa pemimpin atau penyeimbang dalam organisasi ini?
Hubungan: Bagaimana konflik diselesaikan dan apa yang membnatu menyelesaikan masalah tersebut (biasanya berhubungan dengan media dan teknologi yang digunakan)
Mekanisme penyelesaian masalah: Apakah ada sistem koordinais yang jelas?
Imbalan: Apakah setiap kegiatan/tugas membutuhkan imbalan?

Selanjutnya untuk detail mengenai pengenalan masalah dapat dilakukan dengan menggunakan audit. Hasil temuan secara umum disampaiakan kepada klien bersama dengan jalan pemecahannya. Tetapi yang disayangkan kadang – kadang banyak anggota organisasi yang merasa bahwa penyelesaian masalah adalah tugas dari konsultan karena mereka sudah dibayar. Hal ini bisa dihindari jika pada tahap pertemuan awal secara halus hal ini sudah dikemukakan yaitu mengenai kegiatan ini adalah kerja bersama bukan hanya dari pihak konsultan saja, dan melalui pimpinan dapat “dititipkan” pesan supaya anggota organisasi di bawah kewenangan mereka mau bekerja sama dengan pihak konsultan untuk menyelesaikan masalah.

Dari pihak konsultan sendiri, sebelum melakukan diagnosa terhadap klien dan agar dapat memperoleh kepercayaan serta dukungan dari klien harus terlebih dahulu melakakukan hal – hal sebagai berikut:

• Menilai keseluruhan situasi
• Identifikasi sumber data dan informasi secara akurat
• Mendesain metode pengumpulan data yang memadai
• Mengumpulkan data dan menganalisa data sesuai dengan standar penelitian
• Memberikan masukan /hasil data kepada klien dan mampu meyakinkan mereka bahwa memang itu yang terjadi dan itulah masalah yang dimiliki mereka
• Mampukah konsultan melindungi hak dari narasumber sehingga mereka tidak terancam kedudukannya jika memberikan data yang sesungguhnya.

Proses Intervensi dan Penyelesaian Masalah
Turner dalam Goldhaber menyarankan 8 hal mendasar tujuan konsultansi yaitu:

• Menyediakan informasi bagi klien
• Menyelesaikan masalah klien
• Membuat diagnosa, yang diturunkan dari analisis permasalahan
• Membuat rekomendasi berdasarkan diagnosa tersebut
• Membantu implementasi solusi yang direkomendasikan
• Membangun konsensus serta komitmen melalui tindakan aksi dan koreksi
  Memfasilitasi pembelajaran klien, mengajari klien dalam menyelesaikan masalah yang sama di kemudian hari
• Meningkatkan efektifitas organisasi secara permanen.
  

Menurut Turner hal – hal di atas adalah harapan minimal klien terhadap konsultan. Tugas konsultan adalah mencapai tujuan tersebut dengan melakukan intervensi kepada organisasi. Argyris dikutip oleh Goldhaber menyatakan bahwa pada dasarnya intervensi adalah fungsi konsultan memasuki sebuah hubungan dalam sebuah sistem antara perorangan, group atau objek yang bertujuan untuk membantu mereka (klien).

Tipe yang biasa digunakan dalam proses intervensi ini adalah yang digunakan oleh yang mengikuti process model, meliputi: Procedural input, theoritical input, nondirective counselling, direct feedback, process sessions. Adapun keterangan dari masing – masing adalah:

Procedural Input:
Mendekati pada standart purchase dan doctor – patient model, karena ini membutuhkan informasi dari konsultan. Konsultan harus bersedia memenuhi permintaan klien mengenai apa yang ingin dilakukan oleh klien

Theoritical Input:
Klien mungkin membutuhkan informasi yang relevan untuk menyelesaikan masalahnya. Dalam hal ini konsultan lebih paham daripada kliennya, konsultan harus menyediakan data yang dibutuhkan. Setelah data disebarluaskan, klien diperbolehkan memberikan masukan atau respon terhadap theoritical input yang diberikan oleh konsultan. Bentuk dari theoritical input ini dapat berupa masukan langsung dalam belum perkuliahan singkat, pertemuan atau dalam bentuk tertulis. Ini dilakukan karena biasanya klien sulit membentuk kerangka berpikir secara teoritis sehingga konsultan harus membuatnya.

Nondirective counseling:
Aktifitas dilakukan bagi klien yang mengalami kesulitan menerima penjelasan seperti yang lainnya. Tetapi dalam hal ini konsultan harus berhati – hati dalam menjelaskannya. Pendekatan yang paling baik menurut Schein adalah membawa orang tersebut untuk melihat dirinya.
Direct Feedback
Jika klien ada pada posisi dan peran yang aman (dapat dilindungi haknya), adalah mengadakan sesi feedback dari mereka. Pada sessi ini, konsultan dapat menyimpulkan bagaimana pandangan individu mengenai sesuatu. Individu diminta untuk menilai dan dinilai tentang sesuatu. Tetapi hal ini dapat tidak berjalan apabila individu belum siap untuk dinilai dan menilai.
Process Session
Sebagai kelompok yang mahir dalam memecahkan persoalan – persoalan komunikasi, seharusnya mereka mampu melakukan evaluasi di akhir pertemuan mengenai apa yang telah dilakukan atau masalah – masalah yang terjadi pada organisasi serta bagaimana mereka memecahkannya. Contohnya dalam kasus konsultan bagi komunikasi internal: Lima belas menit atau setengah jam dapat dialokasikan untuk hal ini. Sebagai representasi dari klien, mereka dapat melakukan sessi evaluasi mengenai komunikasi interpersonal yang dilakukan oleh kelompok. Hasilnya dapat digunakan oleh konsultan untuk mereview perkembangan dalam organisasi.

Masih menurut Argyris, supaya proses intervensi ini berhasil, pihak konsultan harus memiliki kualitas – kualitas yang meliputi percaya diri, kemampuan mempersepsikan, pemahaman dan pengertian, simpati, dan kemampuan menerima, yakin pada kemampuan yang dimilikinya. Selain itu perilaku yang harus dimiliki oleh konsultan untuk mendukung suksesnya proses ini adalah kemampuan berterus terang, berpengalaman denagn ide dan perasaan orang lain, membantu orang lain untuk berterus terang, perhatian dan percaya, berkomunikasi, mampu melakukan verifikasi di lapangan dengan meminimalkan atribusi terhadap objek, kemampuan evaluasi serta kemampuan melihat kontradiksi internal.

Masalah Yang Muncul Pada Tahap Intervensi
Pada saat berlangsungnya aktifitas intervensi ini, ada beberapa kendala yang mungkin muncul. Masalah yang muncul dapat bersumber dari mlasalah individu atau faktor dari organisasi. Beberapa faktor tersebut di antaranya adalah:

1. Harapan Manajemen untuk Aksi Yang Cepat. - Terkadang klien mengharapkan proses ini segera selesai atau menginginkan perubahan yang instan. Di sisi konsultan harapan seperti ini membuat mereka merasa terlalu diintervensi yang akhirnya pihak konsultan menyerah pada manajemen dengan memberikan advise yang terburu – buru juga. Hal ini dapat menjadikan pihak lain dalam organisasi, misalnya anggota merasa konsultan tidak sungguh – sungguh dalam melakukan tugasnya.
2. Kurangnya Kerjasama Dari Pihak Organisasi
   Seperti telah disebutkan di depan, sering kegiatan konsultan tidak didukung oleh anggota organisasi. Misalnya beberapa karyawan tidak mau mengisi kuesioner yang diberikan oleh pihak konsultan untuk mengidentifikasi masalah – masalah organisasi, menolak wawancara, mendeskreditkan peran konsultan, atau tidak jujur dalam menjawab pertanyaan konsultan. Jika konsultan mendesak untuk sungguh – sungguh menjawab apa yang terjadi maka karyawan akan memandang konsultan sebagai mata – mata atau kubu manajemen atau sekutu dari karyawan. Konsultan harus hati – hati dalam menempatkankan diri diantara karyawan atau manajemen
3. Pelanggaran Process Model Oleh Konsultan
   Ada juga bahaya yang disebabkan oleh pihak konsultan (mereka yang menempatkan diri sebagai yang paling tahu tentang komunikasi) kadang – kadang terlalu memaksakan diri dalam memberi/menawarkan suggestion, nasehat, masukan/umpan balik atau informasi. Mereka kadang – kadang lupa bahwa mereka harus memfilter semua nasehatnya dengan frame of refence yang ada (frame of reference klien belum tentu sama dengan yang dimilikinya). Konsultan kadang – kadang menempatkan mereka untuk memberikan input daripada membantu klien untuk bertumbuh.
   

Menambahkan pada topik di atas, Kim Harrison menyatakan ada hal – hal/persoalan yang ditimbulkan oleh pihak konsultan,

1. Konsultan sering berjanji muluk tanpa dapat ditepai (ini sering terjadi)
2. Ketidakefisienan dalam administrasi dan jasanya
3. Kurangnya pengetahuan tentang bisnis klien
4. Ketidakkonsistenan dalam jasa pelayanan, sering menggunakan tenagan junior daripada tenaga senior seperti yang dijanjikan
5. Pembebanan biaya yang tidak rasional pada klien
6. Klien digunakan untuk mencari pekerjaan baru

Berakhirnya Hubungan Klien Konsultan
Aturan utama di dalam konsultan komunikasi adalah menolong klien dalam sistem kemampuan mendiagnosa permasalahan. Konsultan komunikasi apabila merasa ketrampilan yang dikembangkan meningkat dan berhasil, maka sudah saatnya untuk mengakhiri hubungan antara konsultan dan klien. Keputusan ini merupakan bagian dari process model yang merupakan niat dari kedua belah pihak. Memulai pemutusan hubungan bukan berarti konsultan tidak akan kembali lagi ke organisasi tersebut. Metode yang berhasil biasanya jika dilakuakan perlahan – lahan dalam tenggang waktu tertentu. Sebagai contoh konsultan mengurangi keterlibatannya dengan organisasi dari 2 hari per minggu menjadi 1 hari per minggu dan seterusnya sampai hubungan tersebut akhirnya berakhir.

Pada posisi ini kedua belah pihak dapat mendiagnosa secara mandiri masalah komunikasi masing – masing. Konsultan atas dasar kesadarannya dapat dua kali setahun mengontak organisasi tersebut untuk melihat perkembangannya bukan berarti menjual produk/jasanya. Memang konsultan dan kliennya memiliki hak untuk mengakhiri hubungan apabila syarat – syarat di dalam kontrak dilanggar. Apabila proses ini terjadi (pelanggaran kontrak) konsultan harus menjadwalkan pertemuan dengan top manajemen, mendiskusikan alasan pengakhiran hubungan ini.Apabila manajemen yang berinisiatif memutuskan hubungan dengan konsultannya, mereka juga harus menyebutkan alasan – alasan dari kontrak yang dilanggar.

Pada situasi pelanggaran kontrak (hubungan klien konsultan) berakhir prematur, alasan pemutusan ini harus disampaikan dalam lingkungan diskusi yang bebas tanpa tekanan. Jika hubungan didasari oleh kepentingan keuangan, diskusi tidak mungkin terjadi tetapi apabila hubungan dilandasi oleh saling percaya maka diskusi dapat dilakukan dan tidak akan memunculkan masalah.

V.Pertimbangan Etika Dalam Konsultansi
Benne dalam Goldhaber mengidentifikasi ada 3 masalah etika dalam yang muncul pada masalah konsultasi : campur tangan dari asosiasi profesi yang lain, campurtangan dari masyarakat dan moralitas personal dari konsultan. Atau ketiga hal tersebut dapat diterjemahkan sebagai Etika Personal, Etika Organisasi dan Etika Profesi.

1.Etika Personal
Konsultan individual harus memiliki kode etika tentang bagaimana mereka harus bersikap pada organisasi.. Ketaatan dan kepedulian dengan masyarakat mempengaruhi etika ini.Contohnya seorang konsultan yang memilki pandangan berbeda denagn satu organisasi, akan menemui kesulitan apabila ia menjadi konsultan bagi organisasi tersebut. Pada masa lalu, dokter dan pengacara menjaga profesinya di dalam masyarakat untuk menawarkan jasanya bagi semua orang yang membutuhkan. Tetapi ada dokter atau pengacara yang menolak menangani klien kelas tertentu (masyarakat kurang mampu). Hal ini bertentangan dengan etika profesi mereka. Jika seorang konsultan ingin menjadi profesional, ia tidak boleh menolak klien dengan alasan politis, keuangan atau masalah pribadi. Satu satunya alasan yang boleh digunakan untuk menolak klien adalah masalah tidak adanya waktu, tetapi ia harus mau memberikan referensi melimpahkan kasus ini kepada konsultan lain.

2.Etika Organisasi
Yang harus dimiliki adalah standar tindakan untuk selalu mengkonfirmasikan tindakan dalam hal aktifitas intervensi dalam organisasi. Sekali waktu kegiatan sedang berjalan pada model seperti purchase model atau doctor patien model menempatkan klien percaya pada konsultan. Konsultan boleh mengambil informasi dari pegawai sampai level top manajemen.

Pada saat konsultan merasa manajemen memerlukan informasi yang diperolehnya, keterbukaan tidak boleh melanggar hak pegawai yang telah memeberikan informasi karena pegawai adalah bagian dari sistem klien. Konsultan boleh menentukan apakah temuannya boleh dipublikasikan dan pada saat ia akan mempublikasikan hasilnya kepada khalaya melalui jurnal misalnya, konsultan harus memperoleh ijin dari kliennya.

3. Etika Profesi
Standar etika konsultan ditentukan oleh organisasi profesi. Ini sangat tergantung pada organisasi profesi yang menaunginya. Menurut Ellis Hays dalam Goldhaber, Klasifikasi Etika untuk Konsultan Komunikasi meliputi:
A.Klasifikasi Kemampuan

1. Konsultan komunikasi harus lulus ujian tertulis yang diadakan oleh organisasi profesi.
2. Harus membuat laporan mengenai standar etika yang digunakan pada setiap konsultasi
3. Konsultan komunikasi harus menyediakan masukan pada klien apabila data tentang reaksi klien dilaporkan kepada organisasi.
   

B.Klasifikasi Perilaku Terhadap Biaya

1. Biaya harus dibicarakan dan harus diputuskan setelah proses konsultansi dijalankan.
2. Konsultan komunikasi tidak boleh menerima biaya apapun untuk jasa yang tidak dikeluarkannya
3. Tidak ada biaya apapun dari pihak ketiga
4. Konsultan tidak boleh menerima atau sepakat apabila biaya konsultasi dikurangi
   

C.Klasifikasi Pengumpulan Informasi

1. Jika ditunjuk oleh klien, konsultan harus dapat membuat daftar informasi dan tujuan programnya
2. Konsultan harus mengukur validitas dan reliabilitas instrumen pengukuran.
3. Konsultan komunikasi harus menyelenggarakan suatu training tertentu setaip dua tahun untuk meningkatkan pengetahuannya akan inforamsi terbaru dan instrumen – instrumen terbaru di bidangnya.
4. Tidak ada data yang dipublikasikan tanpa ijin dari klien
   

D.Klasifikasi Analisa dan Prediksi

1. Semua pernyataan yang mengandung analisis dan prediksi harus tertulis, dan justifikasi tertulis harus diberikan, kecuali di dalam kasus – kasus klien meminta konsultan hanya memberikan laporan lisan
2. Konsultan komunikasi dalam membuat prediksi suatu pernyataan harus disertai dengan data kuantitatifnya, kesepakatan ahli atau pendapat pribadi.
3. Konsultan komunikasi harus meningkatkan kemampuan dalam memprediksi maupun teknik memprediksi melalui kursus singkat sekali dalam dua tahun.

E.Klasifikasi Aktifitas Pelatihan

1. Program pelatihan harus dikembangkan sehingga tujuannya cocok dengan kebutuhan dari analisa masalah.
2. Perencanaan program pelatihan harus mengoptimalkan perilaku objektif konsultan
   

F. Klasifikasi Perilaku Pribadi Seorang Konsultan

1. Konsultan tidak boleh mencari proyek kepada klien.
2. Konsultan harus mengamati dan patuh kepada seluruh undang – undang yang berlaku dalam proses konsultasi.
3. Konsultan yang bekerja pada perusahaan yang saling bersaing pada saat yang bersamaan harus tetap menjaga kemampuannya untuk berkonsentrasi sesuai dengan masalah yang dihadapi.
4. Konsultan harus banyak membaca referensi mengenai ilmunya untuk dapat lulus tes sertifikasi.

VI.Tarif Jasa Konsultan
Konsultan PR dibayar untuk

1. Profesional Fee (meliputi waktu berkonsultasi)
2. Production Fee (meliputi cetakan, fotografi, dll)
3. Biaya Umum meliputi biaya pengiriman, fax, telephone, biaya perjalanan, dll
   
   

Biaya produksi dan biaya umum biasanya ditagihkan pada item tertentu yang harus dilampiri persetujuan dari klien. Kebanyakan konsultan PR membuat tarif profesional Fee nya melalui tiga metode yaitu:

• Basis Masa (biaya dibayarkan secara bulanan)
• Berbasis Proyek berdasarkan nilai suatu proyek proyek
• Berbasis Jam.
  
  

Dalam tiap kasus, konsultasi yang terpercaya mereka membuat time sheet yang digunakan untuk penagihan. Tahun 1995, perusahaan PR menetapkan tarif 80 – 300 $/jam sekitar Rp. 700.000,- – 2.700.000,- per jam (kasus di Amerika). Berdasarkan informasi dari konsultan yang ada di Indonesia, tahun 2004 biaya konsultasi adalah sekitar Rp.3.500.000,- hingga Rp.5.000.000,- per jam

Konsultan PR, memiliki nilai jual utama untuk memberi nasehat, menulis, koordinasi, mengelola kampanye dengan beberapa biaya produksi untuk produk yang dihasilkan sebagai bagian dari nilai program. Penetapan biaya berbasis jam jarang digunakan pada kebanyakan konsultan karena konsultan dan klien dalam kondisi tidak saling mengetahui keadaannya masing – masing dalam arti konsultan belum tahu apa yang harus dikerjakan maupun kemampuan finansial klien dan klien belum mengetahui seberapa masalah yang dihadapi dan belum tahu mengenai kemampuan konsultan (Macnamara; 1985, 255)

Jika menggunakan biaya berbasis waktu Kim Harrison menyatakan bahwa konsultan harus mengisi time sheet setiap hari. Time sheet inilah yang akan dijadikan patokan penagihan. Biasanya pembayaran setiap bulan dengan menyertakan aktifitas bulanan (melalui rekap keuangan). Apabila seorang konsultan senior digunakan, proporsi mereka ditempatkan pada admninistrasi, aktifitas networking. (Harrison; 2001, 111)

Apabila perusahaan ingin konsultan PR nya terus melakukan pekerjaan baginya, tidak bekerja pada kompetitor, terus bersedia bekerja bagi perusahaan tersebut setiap saat, maka digunakan basis retainer (sebagian biaya dibayarkan sebelum jatuh tempo).

Biaya berbasis proyek biasanya digunakan apabila pekerjaannya dikerjakan dalam kerangka waktu dan lingkungan yang sudah dapat diidentifikasi/diprediksikan. Contohnya bagi kegiatan launching product lebih mudah dibuat pembiayaannya sebagai biaya proyek karena mempunyai awal maupun akhir pekerjaan. Demikian juga untuk konferensi, seminar, pameran, dll biasanya menggunakan pembiayaan berbasis proyek.Harus dimengerti bahwa biaya berbasis proyek ataupun biaya berbasis masa meliputi seluruh waktu konsultasi, tetapi tidak termasuk
Biaya – biaya tetap (kurir, surat menyurat, fax, dll)
Biaya produksi (cetakan, fotografi, desain, dll)
Beberapa konsultan PR membuat penagihan terpisah untuk biaya – biaya perjalanan atau pertemuan dengan klien. (Macnamara; 1985, 256)

Contoh perhitungan biaya atas keuntungan adalah sebagai berikut :Apabila suatu konsultan PR bekerja 1600 jam setahun (jam kerja bersih), dengan biaya $ 100 per jam, maka konsultan memperoleh penghasilan $160.000 per tahun. Secara praktis $ 60.000 dikeluarkan untuk tenaga konsultan (sumber daya manusia), $100.000 dikeluarkan untuk biaya overhead dan biaya umum, dengan 20% ($32.000 adalah keuntungan perusahaan). Jadi jika diprosentasekan petunjuk praktis untuk perhitungan biaya adalah sebagai berikut
20% untuk keuntungan perusahaan
40% untuk tenaga ahli (sumber daya manusia)
40 % biaya umum dan overhead.
Biaya ini adalah dianggap setelah dikurangi pajak pertambahan nilai 10% (kasus Indonesia).

VII.Kelebihan dan Kelemahan Penggunaan Konsultan
Setelah secara detail memahami konsultan dan proses – proses yang ada di dalmnya. Perlu juga diketahui kelebihan dan kelemahan sebuah organisasi menggunakan jasa konsultasi. Hal ini perlu disampaikan sebagai dasar pertimbangan sebelum memutuskan untuk menggunakan konsultan atau mendirikan sebuah departemen baru. Adapun kelebihan dan kelemahannya adalah sebagai berikut:
Kim Harrison memaparkan kelebihan dan kelemahan adalah
Kelebihan/Keuntungan

• Klien dapat dianalisis dengan lebih objektif
• Konsultan memiliki ketrampilan dan pengalaman yang beragam
• Konsultan (pada umumnya yang besar ) memiliki akses pada sumberdaya yang besar
• Konsultan yang baik memiliki akses yang baik dengan media, pemuka pendapat, pemerintah,dll

Kelemahan/Kekurangan

• Kekurangmampuan memahami masalah klien yang uni (yang khas miliki sebuah organisasi)
• Kurang komitmen terhadap waktu (tidak dapat penuh waktu)
• Perlu waktu penyesuaian dengan klien baru
• Rasa tidak suka dari staf PR internal
• Membutuhkan tingkat kepercayaan yang sangat tinggi
• Biaya konsultansi mahal.
  

VIII.Penutup
Pembahasan mengenai ini ditutup dengan tips dari Harrison yang dikutip dari Bussiness Review Weekly, mengatakan bahwa tips berikut adalah syarat menjadi konsultan yang sukses adalah:

1. Lebih banyak mendengar darpada berbicara: Banyak konsultan di dalam modus menjual mulai dari saat dimulainya konsultansi terlalu banyak berbicara tanpa mendengan sehingga kehilangan poin penting yang sedang dijalin dengan klien potensial
2. Mampu meningkatkan kepercayaan diri: pada saat berhubungan dengan satu atau lebih orang dalam organisasi
3. Bekerja berdasarkan hubungan baik: Hasil yang baik berasal dari hubungan yang baik.
4. Jika hubungan tidak berjalan, cepat keluar untuk menghindari reputasi buruk.
5. Menghindari kontrak – kontrak yang tidak jelas: banyak kasus konflik antara klien dan konsultan, masalahnya dapat dilacak bersumber dari kontrak yang tidak jelas. Selalu buat kontrak detail secara tertulis. Pikirkan benar – benar biaya riil yang keluar atas kontrak tersebut dan jangan menyepelekan masalah ini. Selalu buat tujuan yang diharapkan dari kontrak tersebut.
   
   
   Pustaka
   

   • Beard, Mike, The Art and Science of PR: Running A PR Department, Crest Publishing House, New Delhi, 2000
   • Goldhaber, Gerald.M. Organizational Communication, Wm.C.Brown, USA,1990
   • Grunig, James.E, Excellence in Public Relations and Communication Management, Lawrence Erlbaum, New Jersey, 1992
   • Harrison,Kim, Strategic PR A Practical Guide To Success, Vineyard, Australia, 2001
   • Henslowe, Philip, The Art and Science of PR: The Basics of PR A Practical Guide, Crest
   • Publishing House, New Delhi, 2000
   • Macnamara, Jim.R, PR Handbook For Manager and Executives, Prentice Hall, Australia, 1996