Kiat Sukses Berhubungan Dengan Media

I. Konsep Media Relations

Menilik keberadaan media massa yang semakin menempati posisi signifikan dalam keberadaan masyarakat Indonesia modern, maka media relations juga menempati posisi yang cukup signifikan. Menurut Jefkins, media relations didefinisikan sebagai usaha untuk mencapai publikasi atau penyiaran yang maksimum atas suatu pesan atau informasi humas dalam rangka menciptakan pengetahuan dan pemahaman bagi khalayak dari organisasi perusahaan yang bersangkutan.
Berdasarkan definisi tersebut, beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan media relations adalah:

1. Media relations merupakan hubungan perusahaan dengan semua bentuk media massa baik media cetak, media elektronik termasuk internet
2. Tujuan mendasar diadakannya media relations adalah menciptakan pengetahuan dan pemahaman. Kata menciptakan pengetahuan dan pemahaman harus digarisbawahi karena menunjukkan media relations bukan semata-mata untuk menyebarkan suatu pesan sesuai dengan keinginan perusahaan induk atau klien demi mendapatkan suatu citra atau sosok yang lebih indah daripada aslinya di mata umum. Maka baik atau buruknya humas akan diukur dari kejujuran dan kenetralannya dalam memberikan informasi kepada masyarakat melalui media.
3. Dengan sikap jujur dan netral ini humas secara otomatis mengutamakan kepentingan masyarakat dalam hal ini para pembaca, pendengar atau pemirsa. Dengan demikian diharapkan melalui sambutan khalayak dengan sendirinya akan memberikan citra positif bagi perusahaan dan pada saat itulah keinginan perusahaan terpenuhi.
   
   Hal-hal yang harus diperhatikan dalam Media Relations:

• Memahami dan Berhubungan Baik dengan Media - Hal yang pertama kali diperhatikan dalam melaksanakan media relations adalah pemahaman mengenai media massa yang menjadi mitranya. Pemahaman mengenai media dharapkan menjadi jalan untuk menciptakan hubungan baik dengan media massa. Terciptanya hubungan yang baik dengan media massa akan memperlancar kegiatan media relations yang dijalankan. Press release yang dikirimkan akan lebih diprioritaskan apabila sudah sejak sebelumnya dibina hubungan yang baik. Penyiaran iklan akan dibantu mereka agar efektif, undangan konperensi pers akan lebih diutamakan daripada undangan yang sama dari organisasi lainnya.

Hal ini yang seringkali dilupakan oleh seorang humas dimana memahami media hanya dengan menelepon orang terkait kapan hari terakhir atau tenggat waktu suatu naskah humas harus diserahkan ke meja redaksi. Lebih dari itu seorang humas harus mengetahui segala sesuatu mengetahui seluk beluk media dan menciptakan hubungan baik dengan media bersangkutan. Penciptaan hubungan baik dengan media massa dapat dilakukan dengan melakukan kunjungan kepada redaksi media, mengirimkan kalender atau agenda tahunan, mengucapkan selamat jika media massa berulang tahun, mengucapkan belasungkawa bila wartawannya mendapat musibah, mengadakan pertandingan olahraga persahabatan atau mengajak berpartisipasi dalam kegiatan lainnya.

• Mengetahui karakteristik media
  Pengetahuan karakteristik media massa mutlak diperlukan oleh seorang humas agar dapat menentukan media massa yang tepat untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat. Beberapa hal yang harus diperhatikan mengenai karakteristik media antara lain: kebijakan editorial, frekuensi penerbitan, tanggal terbit, proses percetakan, daerah sirkulasi, jangkauan pembaca dan metode distribusi.
  Pengetahuan mengenai hal tersebut akan memastikan bahwa humas memilih media yang tepat dalam rangka publikasi informasi.
• Memiliki kemampuan dasar jurnalistik.
  Tugas utama seorang humas dalam kegiatan media relations adalah memasok informasi yang layak diterbitkan kepada media massa. Untuk itu seorang humas harus memiliki kemampuan dalam menulis dan membuat berita. Berkaitan dengan hal ini selain memahami karakteristik media massa seperti poin di atas, seorang humas juga harus memiliki kemampuan dasar-dasar jurnalistik seperti jenis-jenis berita, news value atau kelayakan sebuah berita dan teknik penulisan berita. Kepemilikan kemampuan dasar jurnalistik akan memastikan bahwa seorang mampu memasok materi yang layak diterbitkan oleh media massa.
• Kemampuan mengorganisasi acara media
  Informasi yang dipasok kepada media massa bukan hanya proses pengiriman materi press release atau news release, namun juga melalui penyelenggaraan acara-acara media seperti konferensi press, resepsi pers, kunjungan pers dan press up grading.
  

Prinsip-prinsip Media relations

1. By servicing the media yaitu memberikan pelayanan kepada media. Misalnya PR harus mampu menciptakan kerjasama dengan media. PR harus menciptakan suatu hubungan timbal balik.
2. By establishing a reputations for reliability yaitu menegakkan suatu reputasi agar dapat dipercaya. Misalnya selalu menyiapkan bahan-bahan informasi akurat di mana dan kapan saja diminta. Wartawan selalu ingin tahu sumber berita paling baik untuk mendapatkan informasi yang akurat dan hubungan timbal balik terjalin semakin erat.
3. By suppliying good copy yaitu memasok memberikan naskah yang baik, menarik perhatian, penggandaan gambar/foto, pembuatan teks gambar/foto dengan baik. Juga pengiriman news release yang baik sehingga hanya sedikit memerlukan penulisan ulang atau menyuntingnya.
4. By cooperations in providing material yaitu melakukan kerjasama yang baik dalam menyediakan bahan informasi. Misalnya merancang wawancara pers dengan seseorang yang dibutuhkan pers ketika itu.
5. By providing verification facilities yaitu penyediaan fasilitas yang memadai. Misalnya memberikan fasilitas yang dibutuhkan wartawan sewaktu menggali berita.
6. By building personal relationship with the media yaitu membangun hubungan secara personal dengan media. Hal ini yang mendasari keterbukaan dan saling menghormati profesi masing-masing.

Dalam melakukan media relations terdapat beberapa hal yang perlu dikaji yakni:

• Type-type organisasi
• Kategori organisasi profit ataupun non profit
• Kepentingan media terhadap produk perusahaan, pelayanan atau aktivitas organisasi lainnya
• Ekspektasi manajemen perusahaan

Mungkin hal yang harus diperhatikan dalam kegiatan media relations adalah adanya kemungkinan yang cukup besar terjadi konflik antara PR dan media karena terdapat perbedaan tanggung jawab dan loyalitas. PR bertanggung jawab terhadap perusahaan sedangkan media harus bertanggungjawab kepada pembacanya. Namun keduanya sama-sama merupakan profesi di bidang komunikasi. Kedua belah pihak mempunyai kepentngan dan kepedulian yang sama terhadap informasi. Aktivitas PR dan media tetap didasarkan pada prinsip yang sama yakni sebagai mediator yang menjembatani kepentingan pihak yang berinteraksi karena informasi yang disalurkan terkait dengan kegiatan mereka.

News Release
Dalam pelaksanaan news release pemilihan media massa yang sesuai adalah essensial untuk persiapan dan penyebaran siaran berita (news release). Pelaksanaan pengiriman berita dan artikel tanpa membeda-bedakan media, tanpa pengetahuan mengenai isi redaksionalnya, khlayaknya dan kebijaksanaan redaksionalnya adalah esuatu yang sia-sia. Arus berita yang tidak bernilai membanjiri meja redaksi dan hanya memenuhi keranjang sampah. Media shotgun dalam mendistribusikanpublisitas adalah salah satu dari begitu banyak praktek yang tidak efektif dalam hubungan masyarakat.Jenis berita yang dapat dikirim sebagai news release dalam kegiatan media relations adalah berita, artikel feature, advertorial, bahan latar belaknag editorial dan publisitas darurat.
Berita adalah jenis publisitas yang paling umum disiapkan dan disebarkan oleh bagian publikasi. Ada dua kategori publisitas berita yaitu berita spontan dan berita terencana. Berita spontan berasal dari peristiwa-peristiwa yang tidak direncanakan terlebih dahulu seperti munculnya bencana alam, kecelakaan, kebakaran yang bersifat mendadak. Berita terencana berasal dari perkembangan sehari-hari dan peristiwa dalam perusahaan yang mungkin bernilai berita dan menyangkut kepentingan umum.
Feature merupakan bentuk news release berupa uraian berita dalam ruang lingkup satu tema dan merupakan pendalaman (indepth) dari tema tersebut dengan menambah segi-segi latar belakang dan perkembangan berita tersebut.
Bahan latar belakang editorial merupakan informasi latar belakang editorial yang diberikan kepada editor berita, penulis editorial yang tidak dimasukkan dalam press release. Bahan latar belakang disiarkan apabila ada pemogokan, peristiwa khusus, fasilitas baru, bencana, ulang tahun, perubahan personel ekesekutif dan peristiwa lain yang memiliki nilai berita (news value).
Publisitas darurat
Publisitas darurat merupakan bentuk media relations pada saat kondisi darurat dimana penanganan publisitas darurat yang sesuai oleh bagian hubungan masyarakat akan diingat terus oleh media lama setelah keadaan darurat itu sendiri terlupakan. Untuk menjamin penanganan hubungan media yang efektif selama keadaan darurat, bagaian hubungan masyarakat harus mempersiapkan publisitas darurat yang diertimbangkan secara seksama.

Wawancara Media
Wawancara media dapat terjadi secara spontan atau direncanakan. Wawancara spontan bisa saja terjadi pada pertemuan di lembaga legislative, seminar, peresmian, resepsi pernikahan,, mungkin pada saat melayat rekan sejawat yang sakit atau meninggal. Kendati suasananya bersifat spontan harus diyakini bahwa wawancara dengan media akan dimuat sehingga PR atau pejabat perusahaan sebagai narasumber berita harus selalu siap diwawancarai pers di manapaun juga.
PR dapat bertindak aktif atau defensive dalam hal wawancara. Sewaktu bertindak aktif mereka memberikan wawancara kepada wartawan. Mereka menganggap suatu sikap defensive ketika seorang wartawan menghubungi untuk meminta wawancara dengan seseorang di dalam oerganisasi/perusahaan. Sewaktu dihubungi seorang PR harus memutuskan jika perusahaan akan menanggapinya dan dipikirkan kepada siapa wawancara akan diberikan.
Wawancara media bagi PR atau top manajemen suatu perusahaan termasuk dalam skill of communication, sehingga harus selalu mempersiapkan diri sebagai narasumber untuk diwawancarai dengan menggali data yang diperlukan dalam membahas suatu topic wawancara. PR atau top manajemen harus selalu mengikuti berbagai perkembangan yang ada agar bisa selalau menjadi nara sumber yang handal baik untuk wawancara spontan mapun wawancara yang telah direncanakan. Bila PR atau top manajemen memerlukan bahan-bahan untuk suatu topic wawancara, segala bentuk referensi, dokumentasi, filling, dan fact finding yang telah dilakukan disiapkan untuk menjawab berbagai pertanyaan tentang suatu topic dalam wawancara dengan pers. Kesiapan ntuk diwawancarai selalau nampak pada PR atau top manajemen itu sendiri.
Hal-hal yang harus diperhatikan ketika akan diwawancarai adalah:

• Pertanyaan wartawan hendaknya dijawab sebagaimana mestinya kecuali yang bersifat rahasia atau tidak boleh/belum boleh diumumkan.
• Sedapat mungkin hindari pemberian keterangan yang sifatnya off the record
• Kepada media hendaknya diberikan uraian pelengkap atau background material guna melengkapi suatu penulisan artikel
• Hendaknya terbuka bagi kunjungan wartawan
• Sangat bermanfaat bila meyediakan ruangan untuk pertemuan dengan wartawan yang dilengkapi mesin tik/computer, facsimile, kertas damn alat tyulis lainnya.

Press service yang baik dapat menjamin terciptanya hubungan yang baik antara perusahaan dengan media.

Press Conference
Konferensi pers adalah suatu kegiatan mengundang wartawan untuk berdialog dengan materi yang telah disiapkan secara matang oleh PR sedangkan sasaran pertemuan itu diharapkan dimuat media massa dari wartawan yang diundang.
Tujuan konferensi pres adalah: (a) menyebarkan informasi positif kepada public (masyarakat luas) tentang perusahaan seperti penandatanagan kerja sama, ekspor perdana, pergantian direksi dan public expose. (b) menetralisir atau membantah berita yang tidak benar/negative tentang perusahaan, manajemen, karyawan, produk/jasa dan lainnya. (c) meningkatkan image yang dapat menunjang pemasaran dan penjualan suatu produk/ jasa seperti pengenalan produk baru, ekspansi ekspor dan prestasi perusahaan dll. (d) membina hubungan secara langsung dengan pers.

Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam press conference adalah:

1. Kirimkan undangan kepada redaksi minimal tiga hari sebelum konferensi pers dilangsungkan.
2. Cek kembali undangan yang sudah dikirimkan, apakah sudah diterima atau belum oleh redaksi, apakah ada wartwan yang bisa hadir dalam konferensi pers tersebut.
3. Membuat news release tentang topic yang ingin disampaikan kepada pers dalam konferensi pers. Biasanya dimasukkan dalam press kit yang berisikan berbagai informasi perusahaan seperti brosur, profil dan laporan tahunan.
4. Menunjuk juru bicara dalam konferensi pers yang mengetahui betul permasalahan yang dibahas dalam konferensi pers tersebut. Biasanya terdiri dari beberapa orang yang sesyuai dengan bidangnya masing-masing dan satu sama lain saling menunjang.
5. Menyiapkan tempat pertemuan sesuai dengan jumlah wartawan diundang termasuk tuan rumah.
6. Dalam presentasi konferensi pers sebaiknya dilengkapi dengan alat bantu media seperti slide, OHP dan video.
7. Bilamana konferensi pers dilakukan sebelum dan sesudah makan siang, siapkan makanan kecil dan minumannya.
8. Sediakan souvenir untuk kalangan pers.
9. Membuat daftar hadir/buku tamu khusus bagi wartawan
10. Lama dan jalannya konferensi pers diatur secara ringkas, padat, jelas dan terarah agar waktu tidak terbuang bagi kalangan pers.
11. Bilamana terdapat wartawan dalam konferensi di luar topic yang sedang dibahas, bahkan di luar bidang kita perlu dijawab atau ditolak secara halus.
12. Dalam konfersnsi pers terdapat waetawan tak diundang atau datang karena dibawa temannya tetap saja dilayani dan terima baik-baik.
13. Sikap dan perilaku PR dalam menghadapi wartawan dalam kegiatan media relations sebaiknya: a) selalu bersedia dan menampung dahulu apa yang wartawan inginkan dari PR, b) tidak ragu, curiga atau takut kendati ada masalah di perusahaan yang bisa menjadi konsumsi pers, c) bersikap dan berperilaku wajar serta ramah, d) dalam melayaninya cukup komunikatif dan informative, e) menanyakan dengan baik identitas, media dan maksud yang bersangkutan, f) seandainya dalam perusahaan ada kasus perlu menerapan prinsip bahwa segala permasalahan dapat dicari pemecahannya atau jalan keluarnya, dengan sikap tenang menyelesaikannya termasuk menghadapi wartawan yang menanyakan kasus tersebut.